Товар не телепортується з одного складу на інший
На папері переміщення виглядає дуже просто: мінус 20 на складі A, плюс 20 на складі B.
У реальному житті між цими двома операціями може пройти година, день або кілька днів.
Товар потрібно знайти, зарезервувати під переміщення, зібрати, перевірити, відправити, доставити, перерахувати на іншому складі і лише після цього зробити доступним.
Якщо система одразу додає його на склад призначення, менеджер може продати те, чого там фізично ще немає. Якщо залишає товар на складі відправлення до моменту приймання, інший працівник може пообіцяти клієнту товар, який уже поїхав.
Тому між двома складами для мене обов’язково існує третій стан - товар у дорозі.
Які стани товару я б розділяла
Це не обов’язково окремі таблиці чи екрани. Але бізнес повинен розуміти різницю між цими фактами.
На складі відправлення
Товар фізично знаходиться на вихідному складі та ще не переданий у переміщення.
Зарезервовано для переміщення
Товар ще фізично на складі, але вже не повинен використовуватися для іншого замовлення або переміщення.
У комплектації
Працівники фактично збирають товар для конкретного переміщення.
У дорозі
Товар уже покинув склад відправлення, але склад призначення ще не підтвердив його отримання.
Отримано
Склад призначення фізично прийняв і підтвердив фактичну кількість.
Доступно на новому складі
Після приймання та необхідних перевірок товар можна використовувати для продажу або інших операцій.
Як я б побудувала переміщення між складами
Я б окремо фіксувала потребу, фактичне відправлення і фактичне приймання. Саме це не дозволяє залишкам "перескакувати" між складами раніше за товар.
Виникла потреба в переміщенні
Зрозуміло, який товар, у якій кількості, з якого складу і куди потрібно перемістити.
Доступність перевірено
Склад відправлення перевіряє не лише фізичний залишок, а й резерви та інші вже підтверджені потреби.
Товар зарезервовано під переміщення
Потрібна кількість більше не вважається вільною для нових операцій.
Комплектацію розпочато
Працівник отримує конкретне завдання і фактично збирає потрібні позиції.
Фактичне відправлення підтверджено
Фіксується, що саме і в якій кількості реально залишило склад відправлення.
Товар переходить у стан "у дорозі"
Він уже не є залишком складу відправлення, але ще не стає доступним на складі призначення.
Склад призначення приймає товар
Працівник перевіряє фактичну кількість і, за потреби, стан отриманого товару.
Розбіжності фіксуються
Якщо відправили 20, а отримали 19, система не повинна мовчки вважати переміщення успішним на 20.
Фактичне отримання оприбутковано
Підтверджена кількість стає залишком складу призначення.
Переміщення завершено
Відправлена, отримана та проблемна кількість узгоджені, а історія операції залишається доступною.
| Подія | Склад A | У дорозі | Склад B |
|---|---|---|---|
| До переміщення | 100 | 0 | 20 |
| Зарезервували 30 | 100 фізично, 70 доступно | 0 | 20 |
| Відправили 30 | 70 | 30 | 20 |
| Склад B отримав 28 | 70 | 2 потребують з’ясування | 48 |
| Розбіжність закрито | 70 | 0 | Фактичний результат за рішенням |
Стан "у дорозі" важливий не тільки для правильного залишку.
Він відповідає ще на кілька бізнес-питань: скільки товару зараз переміщується між локаціями? Які переміщення вже мали приїхати? Де лежить відповідальність за товар у цей момент? Які замовлення на складі B очікують саме цю поставку?
Якщо переміщення триває довше звичайного, це вже може бути винятком, який потребує уваги.
Товар у дорозі не повинен зникати з обліку лише тому, що він тимчасово не лежить на жодній полиці.
Переміщення може починатися з різних причин
Я б зберігала причину, тому що вона допомагає зрозуміти пріоритет і подальший процес.
Потреба клієнтського замовлення
На складі B не вистачає товару для конкретного підтвердженого замовлення.
Поповнення запасу
Один склад має надлишок, а іншому потрібно підтримати робочий рівень залишку.
Сезонний або регіональний попит
Товар переміщується туди, де зараз очікується більший попит.
Повернення товару
Товар може повертатися на центральний склад, перевірку або іншу спеціальну локацію.
Виробнича потреба
Матеріали переміщуються до місця, де вони потрібні для конкретного виробничого процесу.
Внутрішнє балансування
Компанія перерозподіляє запаси між локаціями, не чекаючи критичного дефіциту.
Окреме питання - чи можна ще до прибуття пообіцяти товар клієнту на складі призначення.
Я б не змішувала це з фізично доступним залишком.
Наприклад, менеджер може бачити: 5 одиниць доступно зараз, ще 20 у підтвердженому переміщенні з очікуваним прибуттям завтра.
Бізнес може дозволити прийняти замовлення під майбутнє надходження. Але клієнту тоді обіцяють не "товар є на складі", а іншу реальність: товар очікується, і виконання залежить від успішного завершення переміщення.
Коротко про переміщення між складами
Основний принцип - відправлення не повинно автоматично означати приймання.
Коли зменшувати залишок складу відправлення?
Коли збільшувати залишок складу призначення?
Що таке товар у дорозі?
Що робити, якщо отримали менше, ніж відправили?
Чи можна продавати товар, який ще в дорозі?
З чого почати перевірку поточного процесу?
Як я б побудувала цей процес
У цій серії я беру реальні бізнес-процеси і розділяю очікування, рішення та фактичні операції, щоб стан бізнесу не доводилося відновлювати вручну.
Між вашими складами товар теж інколи "зникає" на день або два?
Візьміть кілька останніх переміщень і перевірте три моменти: коли товар перестав бути доступним на першому складі, де він був до фактичного приймання і коли став доступним на другому. Якщо між цими точками стан доводиться відновлювати з чатів або таблиць, процес варто розібрати.
