Товар на складі ще не означає товар, який можна пообіцяти клієнту
Проблема резервування зазвичай стає помітною не тоді, коли товару немає, а тоді, коли система показує, що він є, але компанія вже пообіцяла його іншому клієнту.
Наприклад, фізично на складі лежить 20 одиниць. Під перше замовлення вже зарезервовано 12. Під друге - ще 5. Для нового продажу реально залишилося лише 3.
Якщо менеджер бачить тільки фізичний залишок, він може пообіцяти клієнту кількість, якої вже немає у вільному продажу.
Саме тому для мене залишок і доступний залишок - це різні бізнес-факти.
Які кількості я б не змішувала
Одна цифра "залишок" часто приховує кілька різних станів товару.
Фізичний залишок
Скільки товару фактично знаходиться на складі в цей момент.
Зарезервовано
Яка кількість уже закріплена за конкретними замовленнями або іншими підтвердженими потребами.
Доступно
Скільки товару можна пообіцяти новому клієнту зараз з урахуванням чинних резервів.
Очікується
Що замовлено постачальнику або планується до надходження, але ще не стало фізичним залишком.
У комплектації
Товар уже фізично відбирається для конкретного замовлення і наближається до відвантаження.
Недоступно для продажу
Товар може фізично бути на складі, але перебувати на перевірці, бути пошкодженим або мати інший стан, що не дозволяє продаж.
Як я б побудувала життєвий цикл резерву
Резерв не повинен бути просто цифрою, яку хтось вручну додав у таблицю. Він має бути пов’язаний із причиною та мати зрозумілий початок і завершення.
Замовлення потребує товар
Система знає конкретну позицію, кількість, склад або інше місце виконання.
Перевіряємо доступну кількість
Рішення приймається не лише за фізичним залишком, а з урахуванням уже чинних резервів та недоступного товару.
Резерв створено
Конкретна кількість пов’язується з конкретним замовленням або іншою підтвердженою потребою.
Доступний залишок зменшено
Товар усе ще фізично на складі, але вже не повинен пропонуватися як вільний іншому клієнту.
Умови резерву контролюються
За потреби резерв має строк, залежність від оплати, підтвердження клієнта або іншу умову.
Резерв переходить у комплектацію
Коли замовлення готове до виконання, склад починає фактично відбирати зарезервований товар.
Товар відвантажено
Фізичний залишок зменшується, а резерв завершується фактом відвантаження.
Або резерв знято
Якщо замовлення скасоване, строк минув або інша умова не виконана, кількість знову може стати доступною.
| Стан | Кількість | Що бачить менеджер |
|---|---|---|
| Фізично на складі | 20 | На складі є 20 |
| Резерв замовлення A | 12 | Ці 12 уже не вільні |
| Резерв замовлення B | 5 | Ще 5 уже обіцяні |
| Доступно для нового продажу | 3 | Новому клієнту можна підтвердити 3 |
| Очікується від постачальника | 30 | Можна врахувати окремо, але це ще не фізичний залишок |
Для одного бізнесу резерв може виникати одразу після підтвердження замовлення. Для іншого - тільки після передоплати. Для третього товар можна тримати кілька годин, поки клієнт завершує оформлення.
Тому я б не вбудовувала універсальне правило "кожне замовлення автоматично резервує товар".
Потрібно відповісти на кілька питань: що достатньо для створення резерву? Скільки він діє? Що продовжує його строк? Хто може зняти його вручну? Що відбувається після часткової оплати або зміни кількості?
Резервування повинно відображати реальну обіцянку бізнесу клієнту.
Я б також не робила резервування тільки за принципом "усе або нічого".
Клієнт може замовити 100 одиниць, а зараз доступно лише 60. Це не обов’язково означає, що замовлення неможливе.
Можна зарезервувати 60, а решту позначити як незабезпечену кількість. Далі бізнес вирішує, що робити: очікувати поставку, створити закупівлю, запропонувати аналог або погодити часткове відвантаження.
Тоді менеджер бачить не просто червоний напис "недостатньо товару", а яка саме частина замовлення вже забезпечена і якої кількості ще бракує.
Які винятки я б продумала одразу
Резервування стає справді складним не в стандартному випадку, а коли кілька клієнтів претендують на обмежений товар.
Зміна кількості
Якщо клієнт зменшив замовлення, зайвий резерв має звільнитися, а не залишитися прихованим.
Скасування
Після скасування замовлення резерв повинен завершитися за визначеним правилом.
Прострочена оплата
Якщо резерв залежить від оплати, потрібно знати, що відбувається після порушення строку.
Пріоритетний клієнт
Якщо бізнес допускає зміну пріоритету, це повинно бути явним рішенням, а не непомітним перенесенням товару між замовленнями.
Частковий резерв
Замовлення повинно показувати, яка кількість забезпечена, а яка ще очікує товар.
Кілька складів
Потрібно знати не тільки загальну кількість, а де саме знаходиться зарезервований товар.
Коротко про резервування товару
Головна мета резерву - не дозволити компанії непомітно пообіцяти одну й ту саму кількість кільком клієнтам.
Чим резерв відрізняється від списання товару?
Коли потрібно створювати резерв?
Чи повинен резерв мати строк?
Що робити, якщо товару недостатньо для всього замовлення?
Чи можна забрати резерв одного клієнта на користь іншого?
З чого почати перевірку поточного процесу?
Як я б побудувала цей процес
У цій серії я розбираю реальні бізнес-процеси і показую, які факти, правила та винятки я б зробила видимими замість ручної координації між людьми.
Ваш склад показує залишок, але менеджери все одно питають, що можна продати?
Візьміть кілька товарів і перевірте три цифри: скільки є фізично, скільки вже зарезервовано і скільки реально доступно для нового замовлення. Якщо відповідь доводиться збирати з таблиць, чатів і пам’яті працівників, цей процес уже варто розібрати.
